Zoom sur le métier de secrétaire de direction
Le secrétaire de direction est un membre clé des entreprises, indispensable pour assurer la bonne organisation et communication au sein des équipes. Dans cet article, nous allons vous présenter ce métier en détails, avec ses missions, les formations nécessaires, ainsi que les perspectives d’évolution.
Fiche métier étudiant : secrétaire de direction
Le rôle du secrétaire de direction est important dans une entreprise. Ce professionnel assure l’organisation d’une direction ou d’un service et contribue à la circulation des informations entre les membres du personnel. Il peut également être amené à faciliter la prise de décision des dirigeants en gérant leur emploi du temps et en préparant les dossiers nécessaires.
Missions du secrétaire de direction
Les missions du secrétaire de direction sont diverses et variées. Elles touchent à plusieurs aspect de la gestion administrative et de la communication interne et externe :
- Accueil physique et téléphonique : Le secrétaire de direction représente souvent l’image de l’entreprise auprès des visiteurs, clients et partenaires. C’est donc lui qui accueille ces personnes, répond à leurs besoins et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
- Gestion des agendas des dirigeants : Un autre aspect crucial du métier de secrétaire de direction est la planification et l’organisation des rendez-vous et des réunions pour les dirigeants de l’entreprise. Cette tâche nécessite une excellente maîtrise de l’outil informatique et une grande rigueur pour éviter les erreurs.
- Préparation des dossiers : Avant tout rendez-vous, réunion ou déplacement professionnel, le secrétaire de direction doit préparer les différentes pièces administratives et documentaires (journaux de bord, documents comptables, etc.) qui seront nécessaires aux personnes concernées.
- Gestion du courrier : La réception, le tri, la distribution et l’envoi du courrier sont également parmi les tâches incombant au secrétaire de direction. Pour ce faire, il doit disposer d’une bonne méthode de classement et être capable de distinguer les correspondances prioritaires.
- Réalisation des présentations : Le secrétaire de direction sera souvent sollicité pour réaliser des présentations pour les réunions et les interventions des dirigeants. Cette mission requiert alors une excellente maîtrise des logiciels de traitement de texte et de création de diaporamas.
Les plus et les moins du métier
Le métier de secrétaire de direction peut offrir de nombreux avantages :
- Variété des missions : Les tâches liées à la gestion administrative, à la communication et à l’organisation permettent de varier les activités quotidiennes et de ne pas tomber dans la routine.
- Perspective d’évolution : Avec l’acquisition de nouvelles compétences et l’expérience, un secrétaire de direction peut évoluer vers des postes à responsabilité, tels qu’assistant de direction ou office manager.
- Contact humain : La relation avec les clients, partenaires et collaborateurs est au cœur du métier, ce qui en fait un métier idéal pour ceux qui apprécient le contact avec les autres et aident à résoudre leurs problèmes.
Cependant, certaines contraintes sont à prendre en compte :
- Charge de travail importante : La gestion des agendas, la préparation des dossiers et le suivi des courriers peuvent mener à une charge de travail conséquente, notamment lors des périodes de rush.
- Disponibilité requise : En cas de besoin urgent, le secrétaire de direction doit parfois faire preuve de flexibilité dans ses horaires afin d’assurer la continuité du service.
Formation et compétences nécessaires
Pour exercer en tant que secrétaire de direction, il est généralement demandé d’avoir suivi une formation spécialisée en assistanat, telle qu’un BTS Assistant Manager, un DUT Carrières Juridiques, ou encore un DEUST Métiers du notariat. Des formations complémentaires, telles que la maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères, l’initiation aux logiciels bureautiques et la communication écrite et orale, sont également très appréciées pour accéder à des postes plus qualifiés.
Outre les compétences liées à la formation, certains traits de personnalité et aptitudes sont indispensables pour exercer ce métier :
- Organisation et rigueur : Les tâches administratives requièrent une gestion rigoureuse du temps et des priorités.
- Disponibilité et réactivité : Avoir un bon sens du service est essentiel pour être en mesure de répondre aux besoins des différents interlocuteurs au sein de l’entreprise.
- Sens des relations humaines : La communication avec les clients, partenaires et collaborateurs demande de faire preuve d’empathie, de diplomatie et de respect de la confidentialité.
- Maitrise des outils bureautiques : Un niveau élevé de compétences informatiques est nécessaire pour créer et gérer efficacement les documents, présentations et agendas.
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Salaire et perspectives d’évolution
Le salaire d’un secrétaire de direction dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, le secteur d’activité, le lieu d’exercice et l’expérience professionnelle. En moyenne, un secrétaire de direction débutant peut prétendre à un salaire compris entre 1 700 et 2 000 € brut par mois. Avec l’expérience et la montée en compétences, la rémunération peut atteindre jusqu’à 3 000 € voire plus dans certaines entreprises ou pour des postes à responsabilité.
En termes d’évolutions professionnelles, le secrétaire de direction pourra aspirer à des postes d’assistant de direction, responsable administratif ou office manager, selon ses compétences et ses aspirations professionnelles. Des formations complémentaires, telles que le management, la gestion des ressources humaines ou les nouvelles technologies, peuvent être un atout supplémentaire pour accéder à ces postes.
Les métiers associés
- Adjoint de direction
- Assistant administratif
- Assistant commercial
- Assistant de direction
- Assistant de gestion
- Assistant de manager
- Assistant RH
- Attaché de direction
- Office manager
- Talent acquisition specialist
En conclusion, le secrétaire de direction est un métier aux responsabilités variées permettant de développer de nombreuses compétences professionnelles et relationnelles. Les perspectives d’évolution sont également intéressantes, en fonction du profil et des ambitions de chacun.
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