Fiche métier : Assistant(e) administratif

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Découvrir le métier d’assistant administratif : le sommaire

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Les plus et les moins
Les employeurs potentiels
Formation
Salaire
Évolutions de carrière

Qu’est-ce qu’un assistant administratif ?

L’assistant administratif est parfois aussi appelé secrétaire administratif, car il ou elle prend en charge l’ensemble des missions d’accueil et de secrétariat d’une organisation. Ce professionnel est souvent le premier contact qu’ont les clients, fournisseurs et équipes internes avec une entreprise ou association. Mais ce sont loin d’être ses seules activités… Selon la structure qui l’emploie, l’assistant administratif peut s’occuper de la comptabilité, de la gestion courante, de la logistique et parfois des ressources humaines. Maillon essentiel au fonctionnement et à la productivité des différents services, l’assistant doit faire preuve d’une grande polyvalence pour assurer des rôles variés.

Quel est le rôle d’un assistant administratif ?

Quelle est la mission de l’assistant administratif ?

La mission principale d’un secrétaire administratif est d’assister sa direction et tous les collaborateurs d’une entreprise dans leur fonction. Pour cela, il ou elle va accomplir de nombreuses tâches comme :

  • la réception des appels avec la réponse aux demandes courantes et les transferts vers le bon interlocuteur ;
  • le traitement des courriers ;
  • le classement et l’archivage des différents documents ;
  • la saisie de devis, facturations et dossiers clients dans les organisations ayant une activité commerciale ;
  • la gestion des plannings, rendez-vous et réunions ;
  • la commande, la réception et le contrôle des livraisons ;
  • la saisie des documents liés au personnel (feuilles de paie, contrats, etc.) ;
  • la réalisation des opérations comptables simples ;
  • l’accueil, le renseignement et l’orientation des visiteurs.

Quelles sont les compétences d’un assistant administratif ?

Pour accomplir ces différentes tâches, l’assistant administratif doit posséder de multiples compétences ! L’exercice de ce métier requiert :

  • une excellente maîtrise de l’orthographe ;
  • une bonne qualité rédactionnelle ;
  • la capacité à communiquer clairement ;
  • la maîtrise de logiciels, outils informatiques et suites bureautiques (tableurs, traitement de texte, etc.) ;
  • la mise en pratique de méthodes de classements efficaces.

Cette liste varie ensuite selon l’environnement de travail du ou de la secrétaire administrative. Dans les plus petites structures, comme les PME ou TPE, ce professionnel doit en plus avoir des compétences en gestion et développement des ressources humaines.

Dans les grands groupes, l’assistant doit souvent connaître des langues étrangères pour communiquer avec d’autres entreprises, des clients ou des fournisseurs à l’international.

Pourquoi devenir assistant administratif ?

Les qualités indispensables pour devenir assistant administratif sont :

  • le sens de l’organisation et des priorités ;
  • la capacité à travailler en équipe, mais aussi à évoluer en autonomie ;
  • l’esprit de synthèse ;
  • un bon relationnel.

Les avantages d’être assistant administratif 

  • un emploi qui est souvent gratifiant, car il permet de renseigner, rendre service et faciliter le travail de ses collaborateurs ;
  • des missions très variées ;
  • une position centrale qui permet d’échanger avec de nombreux interlocuteurs ;
  • la possibilité d’exercer dans de multiples structures et secteurs d’activité.

Les inconvénients de travailler dans l’assistance administrative

  • un emploi qui peut être stressant, car l’assistant administratif est souvent en première ligne pour gérer les mécontentements, incidents ou litiges ;
  • une profession qui entraîne une importante charge mentale pour assurer les différentes missions, les prioriser et respecter les délais ;
  • un métier qui demande une rigueur et une concentration constante ;
  • une activité qui demande d’être en permanence efficace pour gagner la confiance de ses collaborateurs.

Où travaillent les assistants administratifs ?

Le métier d’assistant administratif est présent presque partout ! Entreprises commerciales, hôpitaux, cabinets médicaux, sociétés de services, associations, etc. Toutes les organisations ont besoin d’un ou une secrétaire pour accueillir leurs clients et partenaires et garantir un fonctionnement efficace de leur activité !

Dans la fonction publique, la profession de secrétaire administratif s’exerce principalement dans les préfectures, établissements de formation, rectorats, ministères, etc. L’admission se fait en règle générale via des concours mis en place par le Ministère de l’Éducation nationale.

De plus en plus de sociétés recrutent également des secrétaires ou télésecrétaires (à distance) administratives pour les différents clients. Enfin, après quelques années d’expérience, certains professionnels choisissent de travailler en tant qu’indépendant. Ils ou elles assurent le rôle d’assistants virtuels et prennent en charge des activités d’accueil et de gestion administrative ponctuels pour plusieurs organisations.

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Les métiers associés

Comment devenir assistant administratif ?

Quelles études pour travailler dans l’assistance administrative ?

Il est possible de devenir assistant administratif à partir d’un BEP ou d’un CAP. Néanmoins pour maximiser ses chances d’embauche (et sa rémunération !), mieux vaut privilégier un diplôme de niveau bac à bac + 2. Les titres les plus recherchés sur le marché de l’emploi sont :

  • le bac pro administration des entreprises ;
  • le DUT gestion des entreprises et administrations (GEA) ;
  • le BTS assistant de gestion PME-PMI ;
  • le BTS comptabilité et gestion ;
  • le BTS support à l’action managériale (SAM).

Ces parcours sont idéaux pour les bacheliers et lycéens qui souhaitent débuter une carrière dans l’assistance administrative. Pour les diplômes bac + 2, l’inscription se fait au travers de Parcoursup ou lors d’entretien de recrutement si vous choisissez de suivre votre formation dans un établissement d’enseignement supérieur privé.

À lire aussi : Parcoursup : Comment ça marche ?

Comment choisir sa formation d’assistant administratif ?

Pour devenir assistant administratif, vous aurez le choix entre plusieurs diplômes et établissements. Le BTS SAM est particulièrement recommandé pour tous ceux qui souhaitent participer à la gestion quotidienne des projets d’entreprises et devenir le bras droit des managers, PDG et autres responsables. 

Au niveau des organismes de formation, les établissements scolaires préparent à ce diplôme avec des admissions sur dossier et places limitées. Si vous souhaitez maximiser vos chances d’obtenir votre formation et bénéficiez de méthodes pédagogiques innovantes, vous pouvez également vous tourner vers les établissements d’enseignement privé comme l’EIMParis, notre école de commerce et management à Paris.

Notre objectif est d’accompagner les étudiants vers des carrières en management pérennes grâce à des formations professionnalisantes et des diplômes reconnus.

Nous proposons notamment une formation au BTS SAM d’une durée de 2 ans disponible sous format initial ou en alternance.

Le cursus vous permet d’acquérir toutes les compétences pour assurer en autonomie les tâches de gestion, d’accueil et d’administration commerciale d’une organisation. Nous mettons également à la disposition de nos apprenants :

  • une plateforme d’entraînement à Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Teams, etc.) ;
  • un accès libre au contenu pédagogique de la plateforme Babbel afin de progresser en langue anglaise;
  • un accès gratuit à Voltaire, un site pour se perfectionner en grammaire et orthographe françaises ;
  • la plateforme MyNextAcademy avec des modules interactifs, fiches de synthèse, quizz et un forum pour échanger, même en dehors des cours, avec les apprenants et formateurs ;
  • des jobdating pour trouver rapidement une entreprise d’accueil pour votre alternance et vous préparer aux entretiens d’embauche !

Nos apprenants peuvent ainsi personnaliser et approfondir leurs connaissances et expertises en fonction des postes visés. Ces compétences supplémentaires viennent enrichir leur CV et leur donnent l’opportunité de se démarquer pour obtenir rapidement un emploi d’assistant administratif !

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Quel est le salaire d’un assistant administratif ?

Le salaire d’un assistant administratif varie en fonction de son environnement de travail et de ses responsabilités. En France, la rémunération d’un secrétaire administratif peut ainsi fluctuer entre 1 667 € brut et 2 500 € brut par mois. (Source : Journaldunet.com). 

Dans la fonction publique, le secrétaire administratif perçoit un peu moins de 2 000 € brut par mois en début de carrière puis près de 3 000 € brut mensuels en fin de carrière. (Source : Hellowork.com).

Que faire après assistant administratif ?

Après quelques années d’expérience, l’assistant administratif peut évoluer vers des postes à plus haute responsabilité comme :

  • responsable administratif et financier ;
  • responsable des ressources humaines ;
  • gestionnaire de paie ;
  • secrétaire ou assistant de direction.

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